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( 30 Enero 2018 )
“Por medio de la cual se adopta la Política de privacidad y procedimientos para la protección de datos”
El Personero de Medellín, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la ley 136 de 1994, la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y
En mérito de lo expuesto, el Personero de Medellín.
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la política y procedimientos para la protección de datos personales en la Personería de Medellín, el cual está contenido en el anexo que forma parte integral de esta Resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO: Las disposiciones de la presente Resolución se aplican a todos los procesos de la Personería de Medellín.
ARTÍCULO TERCERO: Corresponde a las personas sobre las cuales recae la protección de datos y se relacionan así:
ARTÍCULO CUARTO: Para la implementación de la Política y procedimientos para la protección de datos personales en la Personería de Medellín, se utilizarán todos los medios, a través de los cuales se pueda proveer una comunicación efectiva respecto de la política de privacidad y protección de datos personales, como:
Correo electrónico: info@personeriamedellin.gov.co
Portal Web: www.personeriamedellin.gov.co
Sedes de atención
ARTÍCULO QUINTO: Las dependencias que tengan a su cargo la elaboración de formatos donde se registre o actualice información de los sujetos establecido en el artículo tercero de esta Resolución, deberán integrar el texto informativo sobre el cumplimiento por parte de la Personería de Medellín de la ley 1581 de 2012 y reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, respecto de la protección de sus datos personales.
ARTÍCULO SEXTO: La socialización a usuarios externos e internos de la implementación de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, se realizará a través de difusión a todas aquellas personas, terceros o dependencias que manejen bases de datos de la Personería de Medellín. Igualmente se podrán utilizar otros mecanismos alternos como correos masivos, boletines o cualquier medio que tenga para este fin.
En los contratos de prestación de servicios, convenios administrativos o cualquier otra forma de contratar por parte de la Entidad cuando en el cumplimiento de su objeto contractual se deba tratar información de usuarios, ciudadanos, contratistas, proveedores y servidores públicos; se establecerá una cláusula de confidencialidad.
En los contratos que suscriba la Personería de Medellín, cualquiera sea su denominación y modalidad, deberá incluirse cuando aplique cláusula con la política de privacidad y protección de datos personales.
ARTÍCULO SEPTIMO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PERSONERO MEDELLIN
La presente política obedece al mandato legal establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en cuanto el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías frente a la metería, que desarrolle la Ley y la Constitución Política de Colombia.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Personería de Medellín actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “MODO EN QUE SE UTILIZA LA INFORMACIÓN” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.
Datos de identificación del responsable del tratamiento:
Nombre: Personería de Medellín
Dirección: Carrera 53ª No. 42-101 Centro cultural Plaza de la Libertad
PBX: 384 99 99. Fax 381 18 47
Línea 018000941019
Correo: Info@personeriamedellin.gov.co
Página web: www.personeriamedellin.gov.co
Redes sociales: Facebook, Instagram, YouTube, Twitter.
Taquilla única Carrera 53ª No. 42-101 Centro cultural Plaza de la Libertad
Correo electrónico Info@personeriamedellin.gov.co
Formulario PQR ubicado en nuestras sedes de atención y en el portal www.personeriamedellin.gov.co
Sede Principal
Dirección Carrera 53ª No. 42-101 Centro cultural Plaza de la Libertad
Teléfono: 384 99 99
Línea gratuita nacional 018000941019
Sede Unidad Permanente Derechos Humanos
Dirección Carrera 52 No 71 84 primer piso Frente al Parque de los Deseos
Teléfono: 384 99 99 ext 304
Sedes Corregimientos Casas de Gobierno.
AltaVista
Dirección calle 18 N 105 69
San Antonio de Prado
Dirección carrera 9 No 10 62
San Cristóbal
Dirección carrera 131 No 60 59
Santa Elena
Dirección Vía Santa Elena Kilómetro 15
Palmitas
Dirección calle 20 No 35 114
2. MODO EN QUE SE UTILIZA LA INFORMACIÓN
Previa autorización del titular de los datos personales, le permitirá a la Personería de Medellín dar el siguiente tratamiento:
La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por la Personería de Medellín como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la Entidad. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
La Personería de Medellín, garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación:
4. GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS
El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales es la Oficina de Planeación, ubicado en Carrera 53ª No 42-101 en horario de, 7:30 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes y en el teléfono 384 99 99 o vía correo electrónico en info@personeriamedellin.gov.co
5. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LA POLÍTICA
5.1 DERECHO DE ACCESO A LOS DATOS
La Personería de Medellín garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.
5.2 CONSULTAS
Los titulares o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que la Personería de Medellín como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La Personería de Medellín garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o reconocimientos administrado por la Oficina de Planeación.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, la Personería de Medellín como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS
La Personería de Medellín, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.
La Personería de Medellín habilitará los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o reconocimientos administrado por la Oficina de Planeación.
5.4 SUPRESIÓN DE DATOS
Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a la Personería de Medellín la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.
No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas
Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar ante las autoridades competentes que ordene la supresión de los datos personales.
La Personería de Medellín garantiza los medios de comunicación electrónica u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o reconocimientos administrado la Oficina de Planeación.
5.5 RECLAMOS
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:
Contenido:
Identificación del titular del dato.
Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
Los demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, la Personería de Medellín informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. VIGENCIA Y AVISO DE POSIBLE CAMBIO SUSTANCIAL EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación, se divulgará a través del portal institucional, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.
Cuando se cumplan estas condiciones, la Personería de Medellín informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
7. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones que se encuentran en la legislación referente a la Protección de Datos Personales:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. SEGURIDAD.
PERSONERIA DE MEDELLIN, informa que ha implementado y cumplido con los niveles de seguridad exigidos por la normatividad vigente en lo relacionado con la recolección, manejo y protección de datos. PERSONERIA DE MEDELLIN puede estar obligado a revelar y/o compartir información a las autoridades judiciales en caso que así se exija.